Anciennement et exclusivement exploités par les grandes structures de production, les systèmes de planification des ressources d’entreprise sont aujourd’hui de plus en plus célèbres chez les petites entreprises et dans de nombreuses industries.

Les systèmes d’information et de gestion sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques de différents types d’organisations. Ils adaptent le plus efficacement possible la raison d’être de l’entreprise aux mutations qui pourraient affecter le processus de production et de commercialisation de cette dernière.

Cet article vous présente les principaux avantages que les entreprises peuvent tirer de l’utilisation d’un progiciel de gestion intégré.

1. La gestion de votre entreprise avec un seul et unique système

Un des avantages majeurs de l’utilisation d’une solution informatique dans une entreprise moderne est que vous pouvez gérer et contrôler de nombreux domaines d’activité de base avec un seul système. Prenons l’exemple d’un système de fabrication dont la structure typique se compose de ces principales catégories fonctionnelles : Les finances, les ressources humaines, la gestion de fabrication, la gestion d’inventaire, la gestion d’achat, la gestion de qualité, et la gestion des ventes. Une entreprise typique utilise probablement un progiciel de gestion différent selon des besoins de chaque département stratégique. Lorsque les entreprises gèrent plusieurs fonctions commerciales séparément, de nombreuses problèmes peuvent survenir. Il s’agit notamment d’erreurs de données, de duplication d’enregistrements, d’un manque de visibilité sur l’ensemble de l’entreprise et d’une difficulté de communication entre ses différents secteurs. 

Une solution ERP intègre toutes ces fonctions commerciales dans un seul système et leur permet de communiquer entre eux. Si votre entreprise dispose d’un système d’enregistrement pour gérer toutes ses informations et processus, alors tous vos domaines fonctionnels peuvent baser leurs décisions et actions sur le même ensemble de données. 

2. Vous êtes à jour

La technologie change rapidement et les systèmes informatiques de gestion déjà existants ne peuvent plus soutenir la croissance des entreprises. De plus, le coût de la mise à jour de la programmation d’un ancien système s’accroît souvent annuellement. Et il y’a de plus en plus d’entreprises qui constatent qu’il n’est nullement bénéfique de maintenir plusieurs anciens systèmes en place; mais il est pratique et financièrement judicieux de migrer vers une solution moderne et intégrée. Des technologies telles que l’apprentissage automatique, l’analyse des données, l’Internet des objets (IoT) sont intégrées dans des systèmes modernes. 

Ces technologies de pointe sont capables de déchiffrer les tendances et les modèles qui permettent aux entreprises de prendre de meilleures décisions, ainsi que d’offrir des attributs considérables dans la gestion des clients, partenaires et fournisseurs, et donc

d’acquérir un avantage concurrentiel. Les solutions ERP sont conçues pour offrir flexibilité, adaptabilité et évolutivité. 

3. Simplifiez vos processus

Lors de la mise en œuvre d’un PGI, les entreprises sont obligées d’envisager ou de reconsidérer leurs processus d’affaires et leurs flux de travail. C’est une occasion parfaite d’évaluer ce qui fonctionne, ce qui est important et ce qui peut être amélioré. Et en mettant en oeuvre le système, votre organisation peut gagner en vitesse, en efficacité et en précision dans ses opérations commerciales.

Grâce à l’automatisation et à l’intégration, le PGI peut augmenter la productivité de votre organisation tout en réduisant le temps et les coûts de main-d’œuvre. Certes, et comme ces progiciels se composent de tant de caractéristiques différentes dans un large éventail de domaines fonctionnels, ils ont tendance à être complexes. Les entreprises devraient donc aider leurs employés à comprendre et à utiliser le système rapidement et sans effort.

4. Faciliter l’analyse des données de l’entreprise

L’analyse des données de votre entreprise est extrêmement précieuse, car elle vous donne des informations uniques que vous n’obtiendrez nulle part ailleurs (comme vos périodes de vente les plus occupées et les plus lentes). Le challenge est d’en tirer des constats et des résultats bénéfiques. Ce que les solutions PGI peuvent réaliser, en transformant la façon dont vous collectez et analysez les données de l’ensemble de votre entreprise, et en aidant vos équipes à identifier plus rapidement des informations précises sur l’ensemble des opérations.

Comment ça ?

Ces solutions permettent aux analystes d’accéder aux données interentreprises à partir d’un seul emplacement. Les nombreuses applications d’une solution ERP se font sur plusieurs modules, tels que le marketing, le développement de produits et la finance, partagent une base de données unique. Le fait d’avoir les données dans une source d’information centralisée permet une analyse plus efficace des données que si elles étaient hébergées dans plusieurs systèmes. 

Ces solutions partagent avec les utilisateurs des données en temps réel sur les processus d’affaires, les ressources et l’état du travail. Cela signifie que la direction peut être assurée que les informations qu’elle voit sont à jour et pertinentes, ce qui n’est souvent pas le cas avec les systèmes existants. Encore plus, la plupart des PGI offrent désormais des fonctionnalités avancées en matière d’intelligence d’affaires (BI), ce qui peut énormément aider une entreprise à obtenir encore plus de valeur de ses données.

5. Répondre aux différentes attentes de vos clients

Vos clients ont des attentes élevées, qu’il s’agisse de consommateurs individuels ou d’autres organisations. Les entreprises doivent s’assurer que leurs différents services communiquent entre eux de façon transparente, de sorte qu’à tout moment, un seul ministère dispose des renseignements pertinents sur les clients à portée de main et puisse interagir efficacement avec un client par n’importe quel canal. Pour adapter leurs processus et répondre à ces attentes, les entreprises ont investi massivement dans la technologie. Un système logiciel ERP fournit un outil de communication centralisé pour tous les départements. Il donne aux employés une vision globale de toute la communication client, du premier point de contact au plus récent.